Værdien i en plan

Værdien i en plan

Enhver udbytterig event starter med en plan. En plan for planlægningen og en plan for gennemførelsen.

Hver ting til sin tid

For at sikre, at din event giver det udbytte du ønsker og som din indsats fortjener skal du lægge en plan for, hvordan du vil arbejde med eventen. Nogle opgaver kommer før andre, for at de skal give det rette resultat – og derfor er det vigtigt, at du følger din plan. Ikke alt kan planlægges, men når det der kan er planlagt får du plads, tid og overskud til at håndtere de opgaver, der ikke kan planlægges.

photo of people doing handshakes

Fra idé til koncept

Der går mange møder til at planlægge et… møde! Start med at brainstorm-møde med de vigtigste interessenter, hvor I tænker nogle af de mest grundlæggende tanker om jeres event:

  • Hvad er hovedindholdet?
  • Hvad skal rammerne være for jeres event?
  • Hvad er hovedpunkterne i programmet?
  • Hvordan er deltagernes bevægelse gennem dagen?
  • Hvilke aktiviteter skal I bruge til at underbygge indholdet?
  • Hvordan bryder I programmet op?
  • Hvad er det mest spændende for deltagerne at opleve?
  • Hvilken slags forplejning skal I byde på?’
  • … og så videre…

Og når I starter skal I huske på, at formålet med en brainstorm er, at få flest mulig idéer frem. Først når I har alle idéerne på bordet (eller på tavlen) så er det tid til at vurdere hver enkelt idé – og evt. sætte den i perspektiv i forhold til de andre idéer og hele programmet.

person holding black pen

Fra koncept til plan

Når I har udarbejdet det overordnede koncept for jeres event er det tid til at konkretisere planerne. Nu kender I jeres behov meget bedre og det vil være lettere for jer, at tage stilling til, hvilke leverandører I skal bruge:

Samtidig med at I begynder den konkrete planlægning skal I udarbejde både jeres interne drejebog og jeres eksterne program. Her er det vigtigt at huske på målgruppen for hvert dokument, for deltagerne behøver ikke kende til alle jeres detaljer, der skal være plads til overraskelser.

calculator and pen on table

Fra plan til virkelighed

Efterhånden som drejebogen udvikler sig, skal I til at tage endnu flere beslutninger om jeres event:

  • Rollerne og opgavefordelingen skal være helt på plads, så alle kender deres opgaver på dagen
  • Leverandører og oplægsholdere skal briefes, så de forstår deres rolle i den store sammenhæng
  • Kollegerne bag kulisserne skal kende deres rolle, så fx. økonomiafdelingen er klar til flere fakturaer