Med bil, med fly eller med et klik?

Med bil, med fly eller med et klik?

Hvornår begynder dit program for deltagerne? Har du tænkt på, hvad der sker i deltagernes liv lige inden de bliver en del af din event?

Uanset om du arrangerer en online-event eller et fysisk arrangement, så kan du hjælpe dine deltagere til en bedre oplevelse ved at guide dem det sidste stykke af vejen ind til din event.

woman looking at the map

Vis vejen

Små ting kan desværre afgøre, om dine deltagere når frem til din event. I nogle tilfælde kan blot det at skulle et nyt sted hen være nok til at afskrække deltagere fra at komme til din event.

Derfor skal du hjælpe dine deltagere med at finde frem til eventen. Altså, ja, sådan helt lavpraktisk – du skal hjælpe dem med et landkort og en rutevejledning.

  • Lav gerne et kort og en rutebeskrivelse fra banegården til konferencecenteret og forklar, hvor langt der er.
  • Lav rutevejledning fra motorvejen til parkeringspladsen og beskriv, hvor mange biler der er plads til (eller at der er plads nok) og fortæl, hvad det koster at parkere og hvordan man betaler (fx med en app)
  • Brug evt. Google Maps til at give deltagerne mulighed for at tilpasse deres egen ruteplan – helt hjemmefra.

Sørg også for, at der er klare skilte eller flag, som kan ses på afstand, så deltagerne ved, at der er kommet til rette sted.

apple desk laptop office

Gør det let at klikke

Et link er ikke bare et link. Når du holder dine events online, skal du tænke over, hvilken platform du bruger og hvad det betyder for dine deltagere. Ikke alle dine deltagere er lige stærke i at bruge en computer eller digitale værktøjer og nogle kan være lidt bange for at klikke på noget de ikke forstår.

Du skal derfor hjælpe dine deltagere med at finde linket til eventen og evt. oprette en profil. Nemlig, præcis, du skal konkret vejlede dem i, hvad der sker når de klikker på “deltag” eller hvad din knap nu hedder.

  • Lav dine links som knapper med tydelige navne, som fx “Tilmeld dig her” og “Deltag her” frem for et langt, besværligt og teknisk link
  • Lav en trin-for-trin beskrivelse af, hvordan man logger ind på platformen og finder præsentationen
  • Beskriv hvad man skal downloade/installere og hvad man svarer på i denne proces
  • Fortæl også, hvordan man logger ind og udfylder sin profil, særligt, hvis der er brug for at man har et portrætbillede klar
  • Husk også at skrive, hvis din event kræver, at deltagerne skal være deltage med kamera og mikrofon – og lav en guide til, hvordan man ser godt ud på skærmen

Endelig skal du huske, at skrive – både i din invitation og sammen med bekræftelsen, hvor lang tid dine deltagere skal logge på før eventen starter. Du vil jo gerne have, at dine deltagere er klar når du er klar til at starte programmet.